Wie is nu
eigenlijk eigenaar van die data?
In deze laatste blog van de serie over succes factoren gaan we het hebben over eigenaarschap van data. Want nadat je de eerste rapportages hebt opgeleverd en iedereen enthousiast naar je toekomt voor nóg meer inzichten, moet je goed nadenken over wie de kwaliteit en definities bewaakt die geïmplementeerd zijn. Voor je het weet ben jij als project manager verantwoordelijk om al die tegenstrijdige definities in lijn te brengen (en houden).
Hoe ga je ervoor zorgen dat IT niet verantwoordelijk is voor het opstellen en bewaken van de definities en kwaliteit van de data?
Je leest het antwoord in deze blog. Laten we beginnen…
Wie is nu eigenaar van de data?
“Madelon, er klopt helemaal niets van het sales rapport”, zegt Francine die in Business Control team zit.
“Ik ben al de hele ochtend bezig om de omzet te reconciliëren en er komen alleen maar verschillen naar voren met mijn eigen Excel rapportage”.
“Ehhh, wat ben je aan het doen dan?”, vraagt Madelon. “Want het sales rapport is voor de Verkoop afdeling opgezet. Dit zijn de definities die David heeft opgeleverd. En wat is dan jouw Excel rapport? Ik ken die helemaal niet”.
“Nou ja, ik maak dus iedere week een eigen export van al onze sales uit het systeem en dan moet ik echt wel een stuk of 25 handelingen doen om al die uitzonderingen eruit te halen die in de orders zitten. En die Excel klopt he-le-maal want ik doe dit al 15 jaar zo”, zegt Francine.
“Ik zie dat David veel te snel een bedrijf als klant labelt. Hij doet dat al als de offerte getekend is, maar ja, dat klopt dus helemaal niet. Het is pas een klant als Finance de eerste factuur heeft verstuurd”.
“Tja, het ziet ernaar uit dat jullie gewoon verschillende definities hebben over wat een klant is. Daar moeten we het wel over hebben, want het is gewoon zonde van he tijd als je de hele dag dingen aan het uitpluizen bent die toch niet naast elkaar gelegd kunnen worden”, antwoord Madelon.
“Ja, en weet je wat hij nog meer doet?”, briest Francine. “Hij rekent de omzet, exclusief de kortingen die hij afspreekt. Dus die bestaan ineens niet meer! En als kers op de taart vindt hij dat de credit facturen niet in de omzet meegerekend hoeven te worden. Bizar toch?”.
“Wat verwacht je nu?”, probeert Madelon in een poging om Francine te helpen.
“Dit rapport moet per direct aangepast worden. We hebben vanmiddag een MT meeting en we gaan echt deze cijfers niet zo presenteren”.
Onder de druk van deze meeting geeft Madelon aan Erik de opdracht om dit rapport maar aan te passen. Dan is iedereen snel geholpen en is zij niet blokkerend geweest voor de MT meeting. Maar dit goedbedoelde besluit komt als een boemerang terug die middag….
“Wat maak je me nou!”, roept David. “Ik sta in die meeting en krijg de wind van voren omdat onze sales cijfers zijn gedaald sinds de vorige meeting! Weet je hoeveel ik voor paal stond? Heel mijn verhaal was weg. Wie heeft dit bedacht dat we zomaar een formule van een rapport gaan aanpassen?”. David kijkt Madelon boos aan.
“Ja, dat heb ik gedaan toen Francine bij mij kwam”.
“Hoe komt ze daar nou bij? Ze zit altijd eigen rapporten te maken en waar niemand toegang toe heeft. Het is altijd een soort verrassing wat uit haar rapporten komt”, zegt David.
“Jullie hanteren gewoon andere definities”, antwoord Madelon. “ Laten we nou eens samen zitten om dat met elkaar op te lossen in plaats van elkaar zo aan te vallen”.
..en dan moet ik echt wel een stuk of 25 handelingen doen om al die uitzonderingen eruit te halen die in de orders zitten. En die Excel klopt he-le-maal want ik doe dit al 15 jaar zo”
Later die week hebben ze een workshop georganiseerd waar zelfs Peter even aanschuift omdat hij nu ziet waar al die verschillende rapportages vandaan kwamen. Het duurt niet lang voordat de conclusie al getrokken is: er zijn verschillende definities van bepaalde entiteiten, zoals klanten. Maar dat hangt dus af van de doelgroep die ernaar kijkt.
Voor de sales afdeling is een bedrijf al een klant als deze de offerte tekent. Er worden immers al operationele zaken gedaan voor die klant en haar orders. En voor Finance komt een aparte definitie voor wat ze een als debiteur labelen. Dit gaat dus allemaal over hetzelfde bedrijf dat zaken met hen doet, maar een ander label krijgt afhankelijk hoe je ernaar kijkt.
En dat Excel rapport van Francine dat ze al 15 jaar iedere week met de hand maakt? Die was in twee weken vertaald naar een mooi Power BI rapport waar ze met Excel naar toe kan connecten zodat ze precies krijgt wat zo nodig heeft.
Maar dan zonder al die handmatige handelingen en met één simpele druk op de knop.
Herken je deze situaties?
Dan ben je echt niet de enige. Veel bedrijven komen in deze situaties terecht en stoppen dan omdat ze niet goed weten wat er gedaan moet worden om het op te lossen.
Wil jij een data partner die dit al tientallen keren heeft gedaan? En jou stap voor stap meeneemt hoe je daat gedreven gaat werken?
Boek een 30 minuten discoverycall met Jeroen
